こんにちは、新潟市の税理士の渡邉です。
仕事をするうえで電話をほとんど使わないようにしています。
理由はデメリットが多くあると感じているから。
電話を使うことでどんなデメリットがあるか、代わりに使っているもの、そのメリットについて書いてみます。
相手に渡せる情報が限られる
電話は声だけしか相手に伝えることができないため、視覚情報をやり取りすることができません。
相手の表情を見ながら話すことで、こちらの話が伝わっているかどうか等の反応を確認しながら話したいので、このデメリットは私にとって痛いです。
また職業柄、図や数字を使って相手に説明をしたいことが非常に多いので、電話でのやり取りだと情報が不足するケースが多くなってしまいます。
メールやチャットであれば文字情報だけではなく、ファイルを添付することで情報をより伝えやすくすることが可能です。
また、会計ソフトの操作方法をレクチャーする機会も多く、その際は画面共有がほぼ必須のため電話ではなくZoomを利用しています。
証跡を残すことができない
電話を使用することのデメリットの2つ目は、やり取りの内容や結果を残すことができないことです。（正確には
残しづらい）
録音するなどして記録しておくことは可能ですが、どんな内容だったかと後で確認するのも結構手間になります。
Zoomであれば録画できるのはもちろん、議事録として残すことで後での確認も非常に簡単になります。
メールやチャットでのやり取りであれば履歴が残りますし、さかのぼって確認をする際に検索にかけることもできるため、確認したい情報にすぐにたどり着けるメリットもあります。
税理士として仕事をする都合上、お客様に対してアドバイスをしたり助言を求められるケースが多いため、自分の話した内容を残すようにしています。
なるべく電話を使わないようにすることで、お客様との「言った言わない」のトラブルを未然に防ぐことができると考えています。
相手の時間が空いている時しかやり取りができない
電話はこちらと相手の双方の時間の都合が合うときのみやり取りをすることができます。
留守番電話サービスなどを用いてメッセージを残すことはできますが、その場で相手の返事を聞くことはできないため、何か相手に確認をするような場合は、折り返しをお願いする必要があります。
Zoomもこの点においては同じですが、Zoomでやり取りをする場合は事前に日時を決めておくことが多いと思うのであまり問題になりません。
メールやチャットであれば、こちらは時間を選ばずに送信できますし、相手も自分の都合の良いときに確認・返信をすることができます。
複数人と同時に話すことに向かない
電話は基本的に1対1を想定したコミュニケーションツールです。
複数の相手に情報を伝えたいときに電話を使うことはできなくはないですが、Zoomやチャット等のツールを使った方が効率的にやり取りを行うことができます。
最後に
これまでは仕事上のやり取りのメインのツールとして使われてきた電話ですが、以上のようなデメリットがあること、代替できる便利なツールがあることから私はほとんど使わないようにしています。
私が感じる電話のデメリットを一言でまとめると「非効率的」であること。
仕事上では電話を使用する代わりに、Gmail、Chatwork、Zoomを使用してお客様とやり取りをさせていただいています。